Facilitair Bedrijf

Facilitair Bedrijf als initiator van vernieuwing en verbetering

Het Facilitair Bedrijf kijkt terug op een goed jaar, waarin de afdeling veel heeft gedaan. “We hebben zelf veel projecten geïnitieerd, maar zijn ook bij veel projecten betrokken geweest die door andere clusters zijn opgepakt”, vertelt Nataschja Zaal, manager Facilitair Bedrijf.

“Bij eigen projecten ging het om verbeteringen en innovaties. Daarbij kijken we altijd naar de meerwaarde voor de bewoners. Bij projecten van onder meer ICT, Zorg, HR en Kwaliteit en Strategie werden we in een vroeg stadium betrokken. Dat is erg prettig, want vooraf kun je meedenken en adviseren. Als je in een later stadium van een project wordt betrokken, is meedenken en meesturen lastiger.”

Inkoop- en contractmanagementbeleid
De afdeling formuleerde vorig jaar een nieuw inkoop- en contractmanagementbeleid. Dat is nu in concept gereed en zal naar verwachting dit jaar geformaliseerd en geïmplementeerd worden. De grootste wijziging is dat de expertise op het gebied van inkoop en contractmanagement nu Sevagram-breed wordt ingezet. “Tot op heden ondersteunden we met name Facilitair, Beheer & Onderhoud en een gedeelte Zorg bij inkoopprocessen”, legt Teammanager Inkoop en Contractmanagement, Sjors Wijsen, uit. “De meeste afdelingen verzorgden zelf de inkoop en het contractmanagement. Door dit nu Sevagram-breed te gaan doen, ontstaat er een grote meerwaarde. Wij kunnen onze expertise inbrengen op gebied van inkoop en contracten en de afdelingen de inhoudsdeskundigheid.”

Locatiemanagement

Ook werd vorig jaar het locatiemanagement voor de 23 locaties van Sevagram meer naar elkaar toe gebracht. De Teammanager Zorg en de Facilitair Leidinggevende waren al samen verantwoordelijk voor het locatiemanagement: enerzijds de zorg aan de bewoners en anderzijds alle facilitaire zaken in en rond het huis. De functie Facilitair Leidinggevende is nu Teammanager Facilitair geworden om meer balans en gelijkwaardigheid in het locatiemanagement aan te brengen. Zij zijn immers beiden verantwoordelijk voor een locatie.

Nieuwbouw en ontmanteling
Verder was er natuurlijk de nieuwbouw van zorgcentrum Douvenrade. “Dit was – met de afdeling Vastgoed als kartrekker - een samenwerking tussen veel afdelingen van Sevagram, die prima verliep”, zegt Nataschja. “Zo’n groot project, dat volledige nieuwbouw omvatte, was uniek voor Sevagram.”

Naast nieuwbouw werd er ook ontmanteld. Piushof en de Corridorflat in Heerlen, De Heerenhof in Mechelen en kantoor Brusselsepoort in Maastricht werden uit gebruik genomen. Voor het Facilitair Bedrijf betekende dit gebouwen ontmantelen en leeghalen.

Onderhoudsplan
Aan de technische kant heeft de afdeling een eigen meerjarenonderhoudsplan ontwikkeld. Dit werd voorheen uitbesteed aan derden. Nataschja: “Een softwareapplicatie zorgt er nu voor dat dit onderhoud in eigen beheer kan gebeuren. De begroting, de planning en de status van de apparatuur kunnen daardoor met één druk op de knop inzichtelijk worden gemaakt. We hebben nu dus veel meer eigen regie en zijn niet meer zo afhankelijk van anderen.”

Programma professionalisering Facilitair Bedrijf

Vanuit het programma om het Facilitair Bedrijf verder te professionaliseren is er ook een flinke ontwikkeling doorgemaakt in het formulemanagement. Zo is de scope vastgesteld (wat doen we allemaal?) en is dit al deels uitgewerkt in processen, werkinstructies en een Producten- dienstencatalogus. Bijvoorbeeld de formules Hulpmiddelen en Schoonmaak zijn volledig uitgewerkt.

Kleine greep
Nataschja en Sjors vinden het belangrijk om te benadrukken dat de opsomming in dit artikel maar een kleine greep is uit de werkzaamheden die de afdeling Facilitair Bedrijf vorig jaar heeft verricht. “Er is door alle teams nog veel meer werk verzet, dat net zo belangrijk is voor onze organisatie.”